DOC- Produto Pré Vendas

Neste post você encontrará a documentação oficial do produto, detalhando todas as suas funcionalidades, pré requisitos e regras de negócio.

SUMÁRIO

1. PRODUTO – CRM PRÉ- VENDAS.

2. ARQUITETURA DA SOLUÇÃO.

3. O QUE VAMOS RESOLVER PARA SUA EMPRESA.

4. FUNCIONALIDADES ENTREGAS NÃO CONTEMPLADAS.

5. REQUISITOS MÍNIMOS.

6. CRONOLOGIA DO PROJETO.

1. PRODUTO – CRM PRÉ-VENDAS (O que é?)

O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta fundamental para aprimorar a gestão do relacionamento com os clientes. Além de organizar de forma eficaz as interações, o CRM desempenha um papel crucial na construção da fidelidade do consumidor, com ele, é possível não apenas registrar dados cruciais, mas também criar um histórico detalhado de cada cliente, suas preferências e necessidades.

A solução oferece um sólido controle de SLA de atendimento (solução) e resposta, juntamente com a capacidade de criar fluxos de trabalho personalizados para solicitações específicas que precisam transitar entre departamentos ou áreas que devem realizar o atendimento. Isso possibilita a execução de ações automatizadas, como o envio de mensagens via E-mail, SMS e WhatsApp, bem como integrações com ferramentas externas.

Em cada estágio do fluxo de trabalho, é possível definir campos específicos que precisam ser preenchidos antes de prosseguir no processo de atendimento. As ocorrências podem ser abertas através de diversos canais, como sites, APIs, inserção manual por usuários autenticados, pelo próprio cliente através do portal, dispositivos móveis ou até mesmo via e-mail.

Todas as interações, ações tomadas e etapas percorridas são registradas como narrativas detalhadas, criando um rastro claro e coeso no histórico do atendimento. Isso não apenas simplifica a análise do histórico, mas também contribui para um entendimento aprofundado de cada interação e passo tomado durante o processo.

Características Distintas 
  • 100% Nuvem: Garantindo acesso flexível de qualquer lugar.
  • Solução Própria: Adaptada às necessidades específicas de sua empresa.
  • Atualizações Constantes: Mantendo-o à frente das tendências e tecnologias.
  • Altamente Disponível: Assegurando um ambiente confiável e acessível.
Recursos Estratégicos
    • Qualificação de Leads: Capacidade de qualificar leads com base em critérios específicos, como interesse, compatibilidade com o empreendimento, orçamento disponível, entre outros.
    • Funil: Realize a nutrição e qualificação dos seus leads, estabelecendo critérios para a progressão no funil de vendas.
    • Gestão de Contatos e Leads: Organização eficiente de contatos e leads, permitindo classificá-los por status, nível de interesse e canal de origem.
    • Integração com Mídias Sociais: Sincronização e otimização das interações nas redes sociais e outras ferramentas de comunicação para registrar todas as interações e manter um histórico completo.
    • Rastreamento de Atividades: Registro e acompanhamento de todas as atividades realizadas com cada lead, incluindo e-mails enviados, chamadas telefônicas e reuniões agendadas, proporcionando um registro completo das ações dos corretores.
    • Distribuição Equitativa de Leads: Distribuição justa de leads entre a equipe, com duas opções de roteamento (Online e Offline).
    • Gestão Kanban: Organização visual e eficaz das etapas do processo de vendas.
    • Gestão de Campanhas com Oferta Ativa: Retomada de contato com leads capturados em outras ações para que os corretores possam ré engaja-los.
    • Gestão com SDR (Sales Development Representatives): Qualificação e acompanhamento especializado de futuros clientes, complementando o trabalho da equipe de vendas.
    • Hierarquia de Vendas: Criação de uma estrutura de equipe de vendas que permite que os gestores acessem apenas os leads de sua equipe.
    • Envio de Alertas: Notificações direcionadas para corretores e clientes, garantindo agilidade nas ações.
    • Análise de Dados e Métricas: Criação de Dashboards (funil de vendas) e relatórios para a análise de métricas relacionadas ao desempenho das ações de pré-vendas, possibilitando a otimização das estratégias.
    • Integração com Marketing: Sincronização com ferramentas de automação de marketing, como o RD Station (contratação à parte), para garantir a continuidade da jornada do lead entre marketing e pré-vendas.
    • Acompanhamento da Jornada do Cliente: Monitoramento da evolução do lead ao longo do funil de vendas, registrando cada interação e etapa do processo.
    • Integração com VIMOB: Facilitação da transição dos leads qualificados para o sistema de CRM de vendas VIMOB da Sênior Mega, assegurando a continuidade do relacionamento e avanço para a proposta de vendas.

2. ARQUITETURA DA SOLUÇÃO

A arquitetura da solução é projetada para facilitar a configuração e o funcionamento eficaz do sistema, garantindo que os elementos essenciais estejam organizados de forma intuitiva e acessível.

  • Configuração Inicial: O processo de entrada em operação começa com a criação dos elementos fundamentais. Isso envolve a configuração do fluxo de vendas, as regras de bloqueio de leads, configurações dos empreendimentos de vendas, o processo e a participação do SDR e as parametrizações de integração com o VIMOB e regras da fila de atendimento.
  • Gerenciamento de Usuários: O cadastro de usuários é central para a operação. Os usuários serão atribuídos a um Perfil de Acesso, relacionado a uma hierarquia de vendas e vinculado ao usuário do VIMOB, os gestores incluirão nas filas de atendimento das roletas complementando a estrutura, deixando parametrizado o que cada usuário pode visualizar e atender, garantindo um acesso controlado e direcionado.
  • Personalização Opcional: Os cadastros opcionais permitem uma personalização mais profunda da solução. Campos Adicionais oferecem flexibilidade para capturar informações específicas. Canais de Entrada e Mídias diversificados possibilitam identificar quais as origens das solicitações.
  • Registro e Acompanhamento: Este módulo é onde a operação real acontece. Os usuários interagem com o sistema para realizar o atendimento. Cada registro de atendimento é denominado um “lead” com um número único e é registrado com detalhes como usuário responsável, data e hora de abertura, cliente, canal de entrada e empreendimento de interesse. As interações subsequentes são registradas como “narrativas” ou “movimentações”, construindo um histórico sequencial e detalhado de toda a jornada de vendas. Essas narrativas permitem um rastreamento transparente das ações tomadas, incluindo atualizações de status, comunicações com o cliente e ações executadas, oferecendo uma base sólida para análises retrospectivas, melhorias contínuas e tomadas de decisões informadas.
  • Relatórios e Análises: A arquitetura inclui uma camada para análise de dados. Isso permite gerar relatórios sobre o desempenho da equipe, os tempos de resposta, a quantificação de leads em cada etapa do funil de vendas, quais os volumes por canais e mídias, valores das propostas em negociação.

3. O QUE VAMOS RESOLVER PARA SUA EMPRESA

Nossa solução abrange cada etapa crucial do gerenciamento de leads até a conversão em clientes. Neste tópico, destacamos os benefícios tangíveis da utilização do CRM Pré-Vendas, detalhando cada funcionalidade que contribui para alcançar esses resultados.

É fundamental enfatizar que, em alguns dos tópicos a seguir, a participação ativa dos colaboradores da sua empresa desempenha um papel fundamental na consecução dos objetivos. Sem suas ações, a transparência no atendimento, a eficiência dos indicadores e outros aspectos cruciais podem ser comprometidos.

  • Centralização da comunicação com seus clientes: O sistema permite que seja registrado todas as entradas e saídas de comunicação com seus leads, através de narrativas/movimentações e campos adicionais, e sendo visualizada de maneira individual através do detalhe do lead, ou consolidado através de relatórios e dashboards.
  • Gestão eficiente dos Leads: Através do processo do SDR, Fila de Atendimentos, controle de perda dos leads, e o fluxo de vendas os gerentes de equipes saberão a quantidade de leads que cada corretor possui no momento, em quais etapas se encontram, e sabendo que todos interessados estão sendo atendido no tempo esperado. 
  • Transparência com a equipe de vendas: Com o bloqueio de leads duplicados, e a distribuição dos leads através da roleta da fila de atendimento todas as equipes estarão confortáveis com os trabalhos que estão recebendo e deverão realizar. 
  • Rastreabilidade do Pré ao Pós: Dentro do detalhe do lead visualizará todo histórico de entrada até a venda, com registro de cada status dentro do VIMOB e seus valores negociados. 
  • Acesso via mobile: Seus usuários tem acesso ao sistema através de seus smartphones e tablets pela tecnologia PWA sem necessidade da instalação de um APP.
  • Visão completa do processo de vendas: Através de relatórios e Dashboards terá uma visão completa de todos os leads. Relatórios Quantitativos por Canal, Mídias, Etapa do Funil de vendas, Corretores e Hierarquia de Vendas.
  • Agendamentos Inteligentes: É possível configurar um status que exige um registro de atendimento para que a mesma seja sinalizada em Dashboards e relatórios para compromisso firmado com data e hora combinada.
  • Atendimento Inteligente e Ágil: Através da funcionalidade “Atender Pendentes” o sistema apresenta ao atendente qual é o lead que deve atender naquele momento. O sistema leva em consideração data de agendamento. Desta forma o corretor pode organizar suas ações em cada lead sem esquecer de ninguém.

4. FUNCIONALIDADES ENTREGAS NÃO CONTEMPLADAS

  • Funcionalidades Não Listadas: Qualquer funcionalidade não explicitamente mencionada neste documento.
  • Alterações no Sistema Padrão: Modificações no sistema padrão, como renomear colunas, alterar layouts de tela, relatórios e gráficos, além de alterações, exclusões ou adições de colunas. Isso inclui a modificação de fluxos e rotinas que envolvam programação e não apenas configuração.
  • Retreinamento sem Transmissão de Conhecimento: Retreinamento de pessoal, a menos que a transmissão de conhecimento tenha sido efetivamente realizada através do EAD.
  • Consultoria Adicional: Qualquer consultoria adicional não previamente contratada com o setor comercial.
  • Interfaces e Extrações Personalizadas: Interfaces ou extrações do sistema do cliente, como buscas de dados em web services ou extrações de base de dados.
  • Configurações no Ambiente de TI do Cliente: Configurações no ambiente de TI do cliente, incluindo roteamento de rede (NAT), firewall, dimensionamento e criação de usuários no Windows.
  • Gráficos Comparativos: O sistema não apresenta gráficos com dados comparativos no mesmo painel. Os Dashboards mostram dados que podem ser detalhados por meio de navegação.
  • Gestão de Investimentos em Campanhas: O CRM não gerencia investimentos em campanhas de vendas, nem fornece comparativos de custo por lead.
  • Gestão de Metas: A gestão de metas não está contemplada no sistema
  • Geração de Proposta e Pedidos de Venda: O sistema não gera propostas, ordens de serviço ou pedidos de venda, embora possa ser customizado para isso.
  • Média de Valores nos Dashboards: Os Dashboards não exibem médias de valores; essa funcionalidade está disponível apenas no gerador de relatórios.

5. REQUISITOS MÍNIMOS

***PRE-REQS DO CLIENTE***
  • ADMINISTRADOR DO SISTEMA
  1. Caso o cliente não contrate a Administração do Sistema, este deverá identificar no SETUP quem será o Administrador, esta pessoa deve ter o perfil de um “Power User” (usuário avançado em TI) ou ser algum recurso de TI que atua no ambiente para poder entender os recursos mais avançados do Sistema.
  • OPERADORES/USUÁRIOS
  1. A MultidadosTI não opera Sistemas, faz cadastros, atende chamados, aciona rotinas em nome do cliente, logo, este deverá ter as pessoas certas para cada função.
  2. A única exceção a este fato refere-se as atividades de Administração do Sistema conforme descrita, na proposta comercial.
  • INFRAESTRUTUA E SERVIÇOS DE TERCEIROS
  1. Todas as contas de WHATSAPP, E-MAIL, SMS, etc que são de uso do cliente, devem contratados e pagos diretamente pelo cliente e inseridos no Sistema, caso o serviço seja utilizado. Exemplo: O Sistema envia e-mails, logo, o e-mail remetente, deve ser o corporativo do Cliente.
  2. Serviços de Terceiros: Correrão por conta do cliente as despesas com qualquer serviço de Terceiros.
  3. Todas as conversas deverão seguir o padrão de Termos de Responsabilidade do Facebook eles podem banir contas se acreditar que foi violado os Termos de Serviço.
  • DISPONIBILIZAÇÃO DE ARQUIVOS E SERVIÇOS
  1. Nos casos onde o Sistema necessite buscar qualquer informação, estas deverão orçadas a parte e deverão ser fornecidas via WebService ou Arquivos de Carga pelo Cliente.
  • ACESSO A INTERNET
  1. Para garantir a acessibilidade e a funcionalidade contínua do nosso sistema, é fundamental que o cliente tenha acesso à internet. Nosso sistema opera em uma plataforma online, o que requer uma conexão estável à internet para acesso e utilização.
  • NAVEGADOR ATUALIZADO
  1. Para proporcionar uma experiência eficiente e segura ao usuário, é imprescindível que o cliente utilize um navegador da web atualizado. Recomendamos a utilização de navegadores populares, como Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge ou Safari, na versão mais recente disponível, para garantir a melhor experiência possível com nosso sistema.
***LIMITES***
  • USUÁRIOS:
  1. A quantidade de usuários liberada é limitada pelo número de licenças contratadas.
  • DADOS E ARMAZENAMENTO
  1. A oferta assume que a quantidade de dados é compatível com a média de mercado de dados gerados por um ser humano, qualquer quantidade de dados que extrapole esta lógica deverá ser reavaliada pelas partes com o objetivo de termos um equilíbrio financeiro.
***INFORMAÇÕES ADICIONAIS***
  • RISCOS
  1. A não observância de qualquer pré-requisito no prazo do projeto, tanto em relação a recursos humanos quanto a recursos de TI (por exemplo, softwares como e-mail e WhatsApp), pode impactar negativamente o andamento do projeto.
  • LGPD COMPLIANCE
  1. Todos os assuntos relativos a LGPD fazem parte de um Aditivo específico e padrão.
  • NOTAS
    1. Aditivos fora do escopo deste documento são contemplados na proposta comercial.
    2. Este documento estabelece os requisitos mínimos e as limitações do sistema. Qualquer dúvida ou necessidade de ajustes pode ser discutida para garantir que nossa parceria atenda às suas expectativas de forma eficaz.

6. CRONOLOGIA DO PROJETO

***IMPORTANTE***
  • FECHAMENTO DO NEGÓCIO
  1. Após a contratação da solução e a assinatura do contrato, nós iniciamos todos os trabalhos para disponibilizar o ambiente para sua empresa.
  • APÓS O FECHAMENTO
  1. Nossas equipes começam a iniciar os trabalhos em paralelos para deixar tudo pronto para sua empresa;
  2. Nosso suporte entrará em contato para criar a conta de sua empresa, realizará todas as parametrizações necessárias como criação de um banco de dados exclusivo, configuração de backups, criação do domínio de acesso, configuração do logotipo da empresa entre outros;
  3. A área de consultoria irá marcar uma reunião para o Kick-off;
  4. O Cronograma será feito a 4 mãos: Cliente+MultidadosTI, onde juntos irão priorizar as tarefas de acordo com a equipe que será disponibilizada;
  5. A imputação de dados é de responsabilidade do contratante;
  6. Toda e qualquer manipulação de dados é de responsabilidade do contratante;
  7. Há necessidade de disponibilizar um usuário para manipulação do sistema.
***PROJETO***
  • APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO
  1. Reunião de Kick Off;
  2. Overview em base pronta.
  • TREINAMENTO
  1. Coleta das informações da equipe que será treinada.
  • ENTENDIMENTO E TREINAMENTO
  1. Cadastro de Usuários;
  2. Cadastro e configuração de perfis de acesso;
  3. Cadastro e configuração de perfis de atendimento;
  4. Layout de Importação (Ocorrência e Cliente);
  5. Relatório e Dashboard (criação de até 3 Dash e Relatórios);
  6. SLA; Divisão; Solicitação; Status; Fluxos
  7. Configuração de E-mail;
  8. Regras e-mail.
  • ENTENDIMENTO E TREINAMENTO DAS FUNCIONALIDADES
  1. Esclarecimento de dúvidas após o treinamento;
  2. Acompanhamento em produção;
  3. Termo de Capacitação e entrega parcial do projeto.
  • INDICADORES E RELATÓRIOS
  1. Relatório de Atendimento ao Cliente
  2. Relatório de Feedback do Cliente
  3. Relatório de atividades de pré-vendas
  • REUNIÃO DE ALINHAMENTO
  1. Esclarecimento de dúvidas;
  2. Acompanhamento em produção.
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