1. Para que serve a Regras de Controle por Grupo de Prestadores.
A Regra de Controle por Grupo de Prestadores é uma função ou opção dentro da funcionalidade Grupo de Prestadores da MultidadosTI (@multidadosTI), que permite gerenciar os privilégios de acesso dos grupos ou grupo de prestadores cadastrados no sistema em relação aos módulos do sistema. Essa funcionalidade também possibilita restringir o acesso de outros prestadores fora desse grupo.
2. Onde é Usado o Controle por Grupo de Prestadores.
O Controle por Grupo de Prestadores é uma função ou opção que permite configurar o controle dos privilégios dos grupos de prestadores cadastrados no sistema em relação aos módulos do sistema. Além disso, ele também se aplica nas seguintes situações:
- Grupo de Prestadores: Permite restringir o acesso a outros prestadores fora desse grupo.
- Controle ou limitações de privilégios: Permite habilitar quais privilégios o grupo ou grupos de prestadores cadastrados no sistema possuem em relação aos módulos do sistema.
3. Riscos.
É importante seguir todos os manuais descritos nos pré-requisitos para garantir o correto funcionamento dessa funcionalidade.
- Conforme o item 3 deste manual: É preciso e necessário para que esta funcionalidade funcione de forma correta, seguir todos os manuais descritos nos pré-requisitos.
- Alterações e Reajuste: Dispondo-se que qualquer alteração ou reajuste que seja feito de forma manual pode altera os valores de um projeto, produto ou cliente.
- Exportação de Dados do Sistema: Deve-se atentar para o fato de que o sistema multidados permite a exportação de dados para planilhas excel onde podem haver dados sensíveis.
- Detalhe do Grupo: Deve-se atentar com as permissões e cadastros de e-mails dentro do detalhe do grupo para cada prestador, onde teremos dados sensíveis que podem ou não devem ser compartilhados.
4. Procedimentos.
Objetivo apresentar o passo a passo para configurar o controle por grupo de prestadores, definindo os privilégios que os grupos de prestadores cadastrados no sistema possuem em relação aos módulos do sistema. Para que um prestador tenha acesso para realizar lançamentos em projetos e tenha um aprovador, ele deve ser incluído em algum grupo.
Acesse Despesas>Cadastro>Grupos de Prestadores.
- Adiciona um novo grupo;
- Edita um grupo existente;
- Copia um grupo existente;
- Exibe a relação de prestadores que estão dentro desse grupo;
4.1. Adicionar novo Grupo de Prestadores.
Quando for necessário adicionar um novo grupo é escolha um nome para ele, qual Cliente e projeto que este grupo atuará.
Clicando em Ver Detalhes dos Prestadores.
Na tela pode-se visualizar o Grupo ao qual será adicionado o prestador de serviço.
- Adicionar: esta opção abre outra tela para o cadastro.
- Adicionar linha: esta opção abre uma linha nesta mesma tela.
- Grid Add: esta opção abre uma tela com várias linhas para se cadastrar mais de um prestador simultaneamente.
- Editar Grid: esta opção abre uma tela com os prestadores do grupo para se alterar os dados.
- Atualiza Registros Selecionados: podem-se atualizar os registros clicando no quadrado ao fim da linha do registro correspondente.
Campos a serem preenchidos exibidos em todas as opções acima.
- Prestador: Seleciona o prestador.
- Ativo: Ativa o prestador dentro do grupo.
- Nível Hierárquico: determina o nível do prestador. Exemplo para que ele seja um aprovador, é necessário que seu nível seja mais alto.
Obs.: O nível hierárquico é uma classificação dentro de uma organização que indica a autoridade e responsabilidade de cada posição. Ele define a posição relativa de um indivíduo na estrutura organizacional, estabelecendo sua autoridade sobre os subordinados e a tomada de decisões. Os níveis hierárquicos são representados por cargos como diretores, gerentes e supervisores. A estrutura hierárquica facilita a comunicação e coordenação.
- BPO Executa ATVS: Este campo não é mais utilizado e que não será incluído na reformulação da tela.
- Acesso horizontal: se o prestador tem acesso aos cadastros de outros prestadores de mesmo nível.
*Obs.: Permissão ou privilégio Acesso Horizontal*, O Acesso Horizontal será habilitado caso o prestador em questão tenha permissão para visualizar os prestadores que estão no mesmo nível ou abaixo do seu.
- Altera outros prestadores: o prestador pode alterar outros cadastros ou ajustar, fazer lançamentos para outro prestador, por exemplo.
- Timecards: envia e-mail: se este prestador receberá um e-mail quando atrasar para lançar um Timecard.
- Timecards: verificar em: por exemplo, este prestador será cobrado do lançamento.
- Timecards: recebe e-mail: se será enviado um e-mail para um prestador de maior nível informando os lançamentos dos Timecard dos outros prestadores.
- Timecards: recebe em: por exemplo, um dia. O prestador de maior nível receberá um e-mail com a lista de quais prestadores não lançaram.
- Aprovação Timecards: aprovador: se este prestador poderá aprovar timecards.
- Aprovação Timecards: desaprovador: se este prestador poderá desaprovar timecards.
- Aprovação Timecards: envia e-mail: se este prestador receberá um e-mail quando atrasar para aprovar um Timecard.
- Aprovação Timecards: verificar em: por exemplo, este prestador será cobrado da aprovação.
- Aprovação Timecards: recebe e-mail: se será enviado um e-mail para um prestador de maior nível.
- Aprovação Timecards: recebe em: o prestador de maior nível receberá um e-mail com a lista de quais aprovadores não aprovaram informando os lançamentos dos Timecard.
- Aprovação despesas: aprovador: se este prestador poderá aprovar despesas.
- Aprovação despesas: desaprovador: se este prestador poderá desaprovar despesas.
- Aprovação despesas: aprovador BackOffice: se este prestador poderá aprovar despesas BackOffice.
- Aprovação despesas: desaprovador BackOffice: se este prestador poderá desaprovar despesas BackOffice.
*Obs.: Basicamente, Aprovação despesas: Aprovador e Desaprovador Backoffice compreende as despesas referente a todos os setores administrativos que têm pouco ou nenhum contato com o cliente. Entre eles, estão o estoque, RH, marketing, financeiro e jurídico.
- Folhas de ponto: aprovador: se este prestador poderá aprovar folhas de ponto.
Com os campos preenchidos, clique na confirmação e os dados serão armazenados.
5. Recomendações.
Mesmo que um prestador esteja inativo e apareça nos filtros dos relatórios, este continua atendendo às Regras de Grupo, portanto só aparecerá se estiver no mesmo grupo com nível igual ou inferior ao operador.
O Acesso Horizontal será habilitado caso o prestador em questão tenha a permissão de visualizar os prestadores que estão no mesmo nível que o seu ou abaixo. Existem também os níveis de acesso, onde o prestador terá acesso apenas aos prestadores que estão abaixo do seu nível.
*Importante, se a opção Limita Operar for ou estiver habilitada, o usuário poderá operar somente os clientes cadastrados em sua lista.
Além dos manuais mencionados acima, temos muitos outros disponíveis neste link:
https://multidadosti.com.br/docs.
Em relação à segurança, recomendamos também a leitura do documento sobre Segurança/LGPD para compreender a Lei 13.709/2018, clicando no link abaixo: https://multidadosti.com.br/docs/arquivos/8756.